Secara sederhana sidang bisa diartikan sebagai pertemuan untuk
membicarakan sesuatu. Sedangkan sidang dalam organisasi adalah pertemuan formal
suatu organisasi untuk membahas masalah tertentu agar menghasilkan keputusan sebagai
sebuah kebijakan organisasi dengan mengikuti mekanisme-mekanisme dan aturan
yang jelas. Kebijakan dan keputusan dari persidangan ini akan mengikat seluruh
elemen organisasi selama belum diadakan perubahan. Keputusan yang telah
disepakati dalam persidangan sifatnya final, sehingga berlaku bagi pihak yang
setuju maupun tidak setuju, hadir atau tidak hadir dalam persidangan.
Dalam sebuah persidangan organisasi terdapat beberapa aturan atau
mekanisme yang harus dipatuhi, mekanisme-mekanisme yang dibuat dan diberlakukan
dalam sebuah persidangan bertujuan agar sidang yang dilaksanakan berjalan aman,
aspiratif, dan demokratis. Oleh karena itu aturan main sidang harus jelas dan
bisa dipahami oleh semua peserta sidang.
Sebelum membahas tentang aturan main dan teknik persidangan, kita akan
membahas terlebih dahulu tentang jenis-jenis sidang dalam organisasi. Sidang di
bagi kedalam beberapa bagian yaitu:
1) Sidang
Pleno
a) Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan
peninjau Permusyawaratan
b) Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang
c) Sidang Pleno biasanya dipandu oleh Steering Committee (panitia pengarah)
d) Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan
Permusyawaratan
2) Sidang
Paripurna
a) Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta
dan peninjau Permusyawaratan
b) Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang
c) Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan
dengan Permusyawaratan
3) Sidang
Komisi
a) Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing
Komisi
b) Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan
oleh Sidang Pleno
c) Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris
Sidang Komisi
d) Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi
tersebut
e) Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang
bersangkutan
4) Sidang
Sub Komisi
a) Sidang Sub Komisi diikuti oleh anggota
masing-masing Komisi
b) Sidang Sub Komisi adalah pembagian dari komisi yang ada untuk membahas hal
yang lebih spesifik dan detail
c) Sidang sub komisi lebih terbatas dalam sidang komisi guna mematangkan materi
lanjut dan ketika sidang komisi dianggap cukup, maka tidak perlu diadakan
sidang sub komisi.
Perangkat sidang:
1. Peserta sidang (Quorum)
Quorum adalah syarat sahnya sidang untuk dapat
diadakan, karena tingkat quorum menunjukkan sejauh mana tingkat representasi
dari peserta sidang. Semakin tinggi jumlah quorum, semakin tinggi pula tingkat
representasi dari sidang tersebut.
2. Presidium atau pimpinan sidang
– Ketua (Presidium 1)
– Anggota (Presidium 2)
– Anggota (Presidium 3)
3. Agenda acara persidangan/materi persidangan
Meliputi bahan-bahan yang akan dibahas dalam
persidangan. Biasanya terdiri dari draft tatib, AD/ART, PPO, GBHK, dll yang
disusun sebelumnya oleh tim perumus sidang atau panitia khusus
4. Ruangan siding
5. Perlengkapan sidang
– Meja
– Kursi
– Palu sidang
– Pengeras suara
– Podium
– Laptop dan Printer
– Notulensi
6. Tata tertib persidangan
Syarat – syarat pimpinan sidang (normative):
1. Mempunyai pengetahuan yang luas (cerdas)
2. Memahami atau mengetahui masalah yang akan dibahas
3. Bijaksana/netral/demokratis
4. Terampil memimpin sidang
Tugas Pimpinan sidang :
1. Membuka dan menutup sidang
2. Menjelaskan dan mengatur serta mengarahkan permasalahan agar fokus
3. Membuat keputusan-keputusan
Etika dan Aturan persidangan :
- Disiplin
– Berbicara setelah adanya izin dari pimpinan sidang
– Interupsi/penyelaan/pemotongan pembicaraan dengan mengikuti aturan
– Saling menghormati dan menghargai antar peserta sidang
– Tidak menyinggung permasalahan Agama/Ras/Suku (dalam perdebatan)
– Kerjasama antara pihak-pihak yang terkait dengan persidangan
Skorsing/pemberhentian acara waktu persidangan
- Sudah memasuki waktu istirahat yang sudah
ditentukan
– Digunakan untuk lobi atau komunikasi nonformal diluar persidangan
– Untuk menghadapi keadaan darurat (chaos)
– Refreshing (ketika menghadapi situasi yang
stagnant dalam persidangan)
Ketukan palu sidang
1 (satu) kali ketukanü
a) Digunakan untuk perpindahan atau pergantian pimpinan sidang
b) Digunakan untuk pengesahan putusan biasa point per point dan atau bab per
bab (keputusan sementara)
c) Digunakan untuk skorsing dalam waktu yang tidak terlalu lama
Contoh: (1×5 menit, 1×15 menit, dst.)
d) Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.
e) Mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama (biasanya
skor 1X??menit, dst.) sehingga peserta sidang tidak perlu meninggalkan tempat
sidang.
2 (dua) kali ketukanü
Digunakan untuk menskorsing waktu yang cukup lama. Misalnya istirahat, lobying,
sembahyang, dan makan.
Contoh: (2×5 menit, 2×15 menit, dst.)
3 (tiga) kali ketukanü
a) Membuka dan menutup acara persidangan
b) Pengesahan keputusan yang bersifat prinsipil atau pengesahan keputusan akhir
secara keseluruhan dari semua hasil persidangan (konsideran)
Macam-macam interupsi :
a) Interupsi point of order (digunakan apabila interupsi yang bersifat
prinsipil)
b) Interupsi point of information (digunakan apabila ada informasi yang
berhubungan dengan acara persidangan)
c) Interupsi point of clarification (digunakan apabila ada klarifikasi yang
berhubungan dengan acara persidangan)
d) Interupsi point of personal privilege (digunakan untuk melakukan pembelaan
yang bersifat personal/privacy).
Istilah-Istilah atau Move-Move dalam Persidangan
a) Skorsing ialah penundaan persidangan untuk
sementara waktu.
b) Lobbying ialah suatu bentuk kompromi dalam
menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan
c) Interruption atau interupsi (Memotong
pembicaraan)
d) Walk out ialah keadaan tidak menyetujui
dengan kesepakatan sidang karena persidangan sudah tidak relevan dengan prinsip
mereka dan memilih untuk keluar dari acara persidangan
e) Kliring ialah memotong pembicaraan diatas
interupsi.
f) Pending ialah memberhentikan sidang untuk
sementara waktu dengan tujuan tertentu seperti istirahat, lobby, penundaan
sidang
g) PK (Peninjauan kembali) ialah mekanisme yang digunakan untuk mengulang
kembali pembahasan/putusan yang telah ditetapkan
